Dématérialisation des procédures de passation des marchés publics : l’échéance se rapproche !

Poursuivant l’entreprise de transformation numérique de la commande publique, les acheteurs devront, à compter du 1er octobre 2018, dématérialiser la procédure de passation de leurs marchés publics dont le montant est supérieur ou égal à 25 000€ H.T., ainsi que publier les données essentielles de ces derniers sur leur « profil d’acheteur ». Pour rappel, la dématérialisation était déjà effective pour les marchés dont le montant était supérieur ou égal à 90 000€ H.T.

I. Les acheteurs devront se doter d’un « profil d’acheteur » afin d’y publier les documents de la consultation et les données essentielles des marchés publics

A. Un portail d’accès unique : le profil d’acheteur

L’article 31 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics dispose que le profil d’acheteur est « la plateforme de dématérialisation permettant notamment aux acheteurs de mettre les documents de la consultation à disposition des opérateurs économiques par voie électronique et de réceptionner par voie électronique les documents transmis par les candidats et les soumissionnaires ».

L’accès à cette plateforme doit être gratuit, et accessible à tous. Il doit garantir l’intégrité, la confidentialité et la sécurité des transactions et empêcher l’ouverture de la réponse élec-tronique jusqu’à l’expiration du délai prévu.

Les acheteurs peuvent soit développer cette plateforme en interne, soit recourir à la mutualisation, soit recourir à un éditeur.​

B. Modalités de publication des documents et données essentielles

Les documents de la consultation devront être publiés gratuitement et directement accessibles par les opérateurs, lesquels n’auront pas nécessairement à s’authentifier pour les consulter. Une mise en ligne partielle est possible en présence de données sensibles, confiden-tielles ou de volume trop important.

Les données essentielles des marchés (objet, durée, montant, date de notification, etc.) dont la consultation aura été lancée à partir du 1er octobre 2018 devront être publiées sur le profil d’acheteur dans un délai de 2 mois à compter de la notification du marché.

Aucune forme de présentation n’est imposée, cependant, la liste exhaustive de ces données et leur ordre de publication sont précisés dans l’arrêté du 14 avril 2017 relatif aux données essentielles dans la commande publique.​

II. Les opérateurs économiques devront présenter leurs candidatures et offres via le « profil d’acheteur » et pourront échanger avec les acheteurs par ce biais

A. Dépôt des candidatures et des offres

L’article 41 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif au marchés publics dispose qu’à compter du 1er octobre 2018, les candidats devront transmettre leurs documents aux acheteurs par voie électronique (sauf exceptions prévues par ce même article).

Toutefois, en vertu du principe « dites-le-nous une fois », les entreprises ne seront plus tenues de fournir les documents qu’elles ont déjà transmis aux acheteurs et qui restent valables.

Il est également à noter que depuis le 1er avril 2018, l’ensemble des acheteurs doivent accepter les documents uniques de marché européen (DUME)* électroniques envoyés par les opérateurs économiques. 

Enfin, toutes les offres déposées en version papier à compter du 1er octobre 2018 seront jugées irrégulières, sauf à ce que l’acheteur sollicite leur régularisation.

B. Echanges avec les acheteurs

L’opérateur peut poser des questions à l’acheteur via la plateforme ou une adresse électronique spécifiée dans les documents de la consultation. Cependant, il est recommandé de recourir au service de messagerie du profil d’acheteur afin qu’une preuve des échanges soit conservée. 

De manière classique, lorsque la réponse à une question posée par un opérateur peut avoir une incidence sur l’offre, cette réponse est communiquée à l’ensemble des opérateurs ayant téléchargé les documents de la consultation et doit être visible par tous ceux ne l’ayant pas encore fait. 

Si l’acheteur l’a prévu expressément dans le contrat, le profil acheteur peut également être utilisé pour tous les échanges susceptibles d’intervenir pendant l’exécution du marché et pour la transmission de documents (bons de commande, ordres de services, etc.). 

À noter

– * Le document unique de marché européen (DUME) est une déclaration sur l’honneur, harmonisée à l’échelle européenne, permettant de candidater à un marché public. Il est amené à devenir le seul document de candidature utilisable au niveau européen, remplaçant les formulaires DC1, DC2 et le MPS. Pour l’instant, ces formes de candidatures demeurent toutefois possibles.

– L’usage de la signature électronique n’est pas imposée par les textes au 1er octobre 2018, mais la direction des affaires juridiques de Bercy encourage les acheteurs à y recourir afin, d’une part, de garantir l’identité et l’intégrité des documents échangés et, d’autre part, d’éviter la rupture de la chaine de dématérialisation.